บทความนี้จะมานำเสนอเกี่ยวกับเรื่อง Universal Print Anywhere ฟีเจอร์ใหม่ จาก Microsoft สั่งพิมพ์งานจากที่ไหนก็ได้ผ่าน Cloud กันนะคะ พร้อมแล้วตามมาดูรายละเอียดกันเลยค่ะ

Universal Print Anywhere ฟีเจอร์ใหม่ จาก Microsoft สั่งพิมพ์งานจากที่ไหนก็ได้ผ่าน Cloud

โดย Microsoft เดินหน้าพัฒนาบริการจัดการงานพิมพ์ผ่านคลาวด์ที่ชื่อว่า Universal Print ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น และล่าสุดได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ที่เรียกว่า Pull Print เปิดให้ผู้ใช้ Microsoft 365 ที่มีสิทธิ์อยู่แล้วสามารถใช้งานได้ฟรีทันที โดยไม่ต้องจ่ายอะไรเพิ่ม

จุดเด่นของฟีเจอร์นี้อยู่ที่ การทำให้การพิมพ์เอกสารมีความยืดหยุ่นและปลอดภัยขึ้นมาก เพราะไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถกดสั่งพิมพ์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กได้เลย แล้วพอไปถึงเครื่องพิมพ์ที่พร้อมใช้งาน ไม่ว่าจะเครื่องไหนก็ตาม ก็สามารถยืนยันตัวตนและกดพิมพ์เอกสารออกมาได้ทันที Microsoft เรียกประสบการณ์แบบนี้ว่า “Universal Print Anywhere” นั่นเองค่ะ

สิ่งที่น่าสนใจคือ ฟีเจอร์นี้ดูเผิน ๆ จะคล้ายกับ Secure Print ที่มีในเครื่องพิมพ์หลายรุ่น ซึ่งต้องใส่รหัส หรือแตะบัตรพนักงานที่เครื่องก่อนถึงจะปล่อยงานพิมพ์ได้ แต่ความแตกต่างชัดเจนคือ Secure Print นั้นผูกติดกับเครื่องที่เลือกไว้ล่วงหน้า ถ้าเราสั่งพิมพ์ไปแล้วก็ต้องเดินไปเอาที่เครื่องนั้นเท่านั้น ในขณะที่ Pull Print ของ Microsoft ไม่บังคับแบบนั้นเลย งานพิมพ์จะรออยู่บนคลาวด์ และผู้ใช้สามารถไปปล่อยที่เครื่องพิมพ์เครื่องไหนก็ได้ที่องค์กรกำหนดไว้ สะดวกมากโดยเฉพาะกับองค์กรที่มีหลายออฟฟิศ หรือมีเครื่องพิมพ์หลายจุดกระจายอยู่ตามชั้นต่าง ๆนั่นเองค่ะ

ข้อดีชัดเจนที่สุดคือเรื่อง

1. ความปลอดภัย เพราะไม่มีการปล่อยงานพิมพ์ออกมาก่อนที่เจ้าของเอกสารจะมายืนยันตัวตนเอง

2. ลดความเสี่ยงที่เอกสารลับจะถูกทิ้งไว้บนถาดพิมพ์โดยไม่มีคนเก็บ

3. ช่วยเรื่องความยืดหยุ่นในการทำงาน เพราะไม่ต้องกังวลว่าจะเลือกเครื่องพิมพ์ผิด หรือเผลอสั่งพิมพ์ไปที่เครื่องที่อยู่อีกตึกหนึ่ง แค่กดสั่งพิมพ์ แล้วไปหยิบที่เครื่องที่ใกล้ตัวที่สุดตอนนั้นก็พอ

4. ช่วยเรื่องสิ่งแวดล้อมและการลดการสูญเปล่า เพราะหลายครั้งที่คนสั่งพิมพ์แล้วลืมไปรับเอกสาร ทำให้กระดาษและหมึกถูกใช้อย่างเปล่าประโยชน์ แต่ระบบ Pull Print จะปล่อยงานพิมพ์เฉพาะเมื่อมีคนมาแตะยืนยันตัวตนจริง ๆ เท่านั้น ซึ่งนอกจากจะช่วยประหยัดต้นทุนด้านอุปกรณ์สิ้นเปลืองแล้ว ยังเป็นแนวทางที่สอดคล้องกับการทำงานแบบยั่งยืนอีกด้วยนะคะ

ฝั่งผู้ใช้งานทั่วไปว่าดีแล้ว ฝั่ง ผู้ดูแลระบบ (Admin) ก็ได้รับประโยชน์ไปเต็ม ๆ เช่นกันนะคะ เพราะสามารถจัดการเครื่องพิมพ์ให้อยู่ภายใต้ Universal Print ได้ทั้งแบบเชื่อมตรง หรือผ่าน Universal Print Connector จากนั้นก็สามารถตั้งค่านโยบายต่าง ๆ ได้เอง ไม่ว่าจะเป็นวิธีการยืนยันตัวตนของผู้ใช้ หรือการกำหนดว่าเครื่องพิมพ์ไหนบ้างที่จะถูกจัดให้อยู่ในกลุ่ม Pull Print ซึ่งช่วยให้ควบคุมง่ายและตรงตามความต้องการขององค์กร

นอกจากนี้ Microsoft ยังบอกว่าจะเดินหน้าจับมือกับผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ (OEM) เพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกันให้แน่นแฟ้นขึ้นในอนาคต ทำให้ระบบนี้ไม่ใช่แค่เสริม แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของ ecosystem เครื่องพิมพ์ทั่วโลกในระยะยาวอีกด้วยค่ะ

สำหรับการใช้งาน Universal Print Anywhere นั้นรองรับทั้ง Windows และ macOS สามารถทำงานข้ามแพลตฟอร์มได้ทันที ไม่จำกัดว่าใครใช้ระบบปฏิบัติการไหน ถือเป็นการอัปเดตที่ตอบโจทย์ทั้งฝั่งผู้ใช้ที่ต้องพิมพ์งานบ่อย ๆ จากหลายสถานที่ และฝั่งแอดมินที่ต้องการระบบที่ง่ายต่อการจัดการและมีความปลอดภัยสูงนั่นเองค่ะ

จะเห็นได้ว่า ฟีเจอร์ Pull Print นั้นทำให้การพิมพ์งานในองค์กรไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไปแล้วนะคะ และสำหรับใครที่เคยกังวลว่าจะพิมพ์ผิดเครื่อง เอกสารหาย หรือถูกคนอื่นเห็นก่อน ตอนนี้ก็ไม่ต้องกังวล หายห่วงได้เลยค่ะ เพราะทุกอย่างจะถูกควบคุมไว้ที่คลาวด์ และปล่อยออกมาตามที่ผู้ใช้ต้องการเท่านั้น และที่สำคัญคือไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มสำหรับลูกค้า Microsoft 365 ที่มี Universal Print อยู่แล้วค่ะ ถือได้ว่าเป็นการอัปเกรดที่ทั้ง สะดวก ปลอดภัย และคุ้มค่า จริงๆค่ะ

ที่มา : neowin